A terceirização é uma estratégia amplamente adotada por empresas de diferentes portes e setores para ganhar eficiência, reduzir custos e permitir que os times internos foquem no core business.
Ainda assim, muitas iniciativas de outsourcing não atingem os resultados esperados, não por falha do modelo em si, mas pela forma como ele é planejado, contratado e gerido.
Entender onde a terceirização costuma dar errado e, principalmente, como corrigir esses pontos desde o início é o que diferencia uma experiência frustrante de uma parceria estratégica bem-sucedida.
1. Falta de planejamento estratégico e como evitar esse erro
O problema:
Quando a terceirização surge apenas como resposta à pressão por redução de custos, sem um objetivo claro, ela tende a gerar ruídos, retrabalho e frustração entre áreas. Nesse cenário, terceiriza-se o problema, e não o processo.
A solução:
Antes de contratar, é essencial definir por que terceirizar e o que se espera dessa decisão.
- Qual problema a terceirização resolve?
- O que muda na rotina do time interno?
- Quais resultados precisam ser alcançados?
Na prática:
- RH: defina claramente o que o setor ganha com a contratação, como redução de rotatividade, ganho de tempo operacional e mais foco em estratégia. Alinhe essas expectativas com outros departamentos envolvidos.
- Compras: o preço não deve ser o único critério. O foco precisa estar em atingir metas claras, e não apenas no menor valor contratado.
- Facilities e Operações: determine quais atividades serão otimizadas, quanto tempo será economizado e quais indicadores irão comprovar o sucesso da terceirização.
Planejamento claro gera alinhamento, e alinhamento evita frustração.
2. Escolha do fornecedor apenas pelo menor preço
O problema:
Selecionar um fornecedor apenas pelo custo mais baixo, sem avaliar experiência, estrutura, processos e diferenciais, é um dos erros mais comuns e mais caros da terceirização.
A solução:
A terceirização deve ser tratada como uma parceria estratégica, e não como uma simples compra de serviço.
Antes de contratar, avalie:
- A expertise da empresa no seu segmento
- A clareza dos processos operacionais
- A forma como a empresa cuida das pessoas envolvidas na operação
- A capacidade de resposta diante de imprevistos
Preço importa, mas o valor entregue importa muito mais.
3. Expectativas pouco claras entre contratante e fornecedor
O problema:
Quando não existem metas, entregáveis e responsabilidades bem definidas, cada parte passa a operar com expectativas diferentes. O resultado é desalinhamento, retrabalho e desgaste da relação.
A solução:
Defina, desde o início:
- O que será entregue
- Em quais prazos
- Com quais padrões de qualidade
- Quem é responsável por cada etapa
Esses pontos devem estar formalizados em contrato e reforçados na operação do dia a dia. Clareza evita conflitos e cria segurança para ambos os lados.
4. Comunicação falha ao longo da operação
O problema:
A ausência de uma comunicação estruturada gera ruídos sobre prioridades, ajustes necessários e qualidade esperada, especialmente em operações com múltiplos turnos, equipes externas ou atuação remota.
A solução:
Estabeleça canais claros e rotinas de comunicação:
- Reuniões periódicas de alinhamento
- Pontos focais bem definidos
- Relatórios simples e objetivos
Comunicação constante não é controle excessivo. É cuidado com a operação e com as pessoas envolvidas.
5. Falta de acompanhamento e governança
O problema:
Após a contratação, algumas empresas deixam a terceirização sem acompanhamento contínuo. Sem indicadores e monitoramento, os problemas só aparecem quando já se tornaram grandes.
A solução:
Implemente uma governança simples e eficiente:
- KPIs de qualidade, prazo e custo
- Indicadores de satisfação interna
- Avaliações periódicas de desempenho
Acompanhar resultados permite corrigir rotas rapidamente e fortalecer a parceria ao longo do tempo.
Conclusão
A terceirização pode ser uma grande vantagem competitiva quando bem planejada, bem contratada e bem gerida.
Ela libera o time interno para focar no que realmente importa, traz especialização e aumenta a eficiência da operação.
Isso só acontece quando a empresa entende que terceirizar não é transferir responsabilidade, e sim construir uma parceria baseada em clareza, confiança e objetivos compartilhados.
👉 A chave do sucesso está em enxergar a terceirização como uma decisão estratégica, e não apenas como uma operação de custo.